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收到函件后首先要求IT部門核查該軟件的使用情況，并盡快通過公司內(nèi)部辦公平臺(tái)反饋結(jié)果，應(yīng)盡可能縮小該信息知曉的人員范圍，避免核查結(jié)果信息泄露造成不必要的麻煩，核查信息應(yīng)留檔保存，便于后續(xù)定期核查軟件安裝情況。

內(nèi)部核查的同時(shí)，公司內(nèi)部法務(wù)人員或委托外部律師應(yīng)著手核實(shí)發(fā)函主體，是軟件公司還是律所事務(wù)所，再仔細(xì)查看函件中內(nèi)容，了解是否有明確的證據(jù)資料（一般都不會(huì)附上證據(jù)資料），再通過企查查或者天眼查這類軟件查詢函件中軟件公司的企業(yè)信息，了解該企業(yè)是否有相應(yīng)軟件著作權(quán)登記信息、是否有軟件訴訟案件，通過以上信息確認(rèn)發(fā)函主體是否為相應(yīng)軟件著作權(quán)人，通過在先案件的判決書了解案件中證據(jù)的內(nèi)容及取證措施，作為公司下一步應(yīng)對(duì)方案的基礎(chǔ)資料。

1、如內(nèi)部核查結(jié)果為不曾使用相關(guān)軟件，則可確定相關(guān)函件為軟件公司的廣撒網(wǎng)式維權(quán)，可不予理會(huì)；

2、如內(nèi)部核查后顯示確有員工安裝相關(guān)軟件，則公司需根據(jù)使用部門的實(shí)際需要及預(yù)算，購買相關(guān)軟件的正版軟件或購買替代軟件，徹底規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。此處建議企業(yè)應(yīng)避免心存僥幸，企業(yè)如要規(guī)范經(jīng)營，健康發(fā)展，此類風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)及早解決，拖得越久，只會(huì)導(dǎo)致最終承擔(dān)的成本更高。

1、部分軟件公司在發(fā)函后，見企業(yè)無任何回應(yīng)，即不會(huì)再采取進(jìn)一步措施，此事便不了了之；

2、大部分軟件公司都會(huì)在軟件后端設(shè)置有監(jiān)控端口，一旦有企業(yè)下載安裝了軟件，軟件公司可通過企業(yè)的IP地址掌握企業(yè)信息以及公司電腦使用人員的IP地址信息，如企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)是企業(yè)實(shí)名制辦理或者企業(yè)員工電腦的IP地址關(guān)聯(lián)到員工名字，則軟件公司可直接掌握公司使用其軟件的人員信息，也正因?yàn)槿绱耍袝r(shí)軟件公司人員在給企業(yè)的電話或郵件中能準(zhǔn)確報(bào)出企業(yè)人員的姓名信息，此種情況需重視；

3、公司對(duì)外發(fā)布的招聘廣告信息中，在介紹有軟件使用要求的職位信息內(nèi)容時(shí)盡量不出現(xiàn)具體的軟件名稱，如確有必要，則出現(xiàn)的軟件名稱必須是經(jīng)過IT部門確認(rèn)后的已經(jīng)正版化的軟件，避免因內(nèi)部信息核實(shí)不到位，導(dǎo)致出現(xiàn)未正版化的軟件名稱，因此給軟件公司制造其維權(quán)的基本證據(jù)；

4、擬上市公司在上市前期收到軟件企業(yè)維權(quán)函件的頻率會(huì)增加，這時(shí)企業(yè)應(yīng)積極結(jié)合券商及外部律師的專業(yè)意見，積極應(yīng)對(duì)，盡早解決。以PTC 軟件公司為例，公開信息可查詢到其曾在某公司上市前期多次發(fā)送維權(quán)函件，最終該公司向PTC軟件公司采購多套正版軟件，同時(shí)PTC同意放棄包括提起民事訴訟在內(nèi)的要求賠償?shù)臋?quán)利。